Praxis und Kanzlei umziehen in Berlin Schöneberg

LadentürDer Termin hängt an einem Ausschuss, nicht am Wagen

Wer als Vertragsarzt umzieht, verlegt nicht nur Möbel, sondern den Vertragsarztsitz, und das ist genehmigungspflichtig. Paragraf 24 Absatz 7 der Zulassungsverordnung für Vertragsärzte sagt es in einem Satz: Der Zulassungsausschuss darf den Antrag auf Verlegung nur genehmigen, wenn Gründe der vertragsärztlichen Versorgung dem nicht entgegenstehen. Entsprechendes gilt für die Verlegung einer genehmigten Anstellung.

Praktisch heißt das: Der Umzug in eine Straße, in der die Versorgung als ausreichend gilt, kann abgelehnt werden, und die Entscheidung fällt in einer Sitzung, nicht am Schalter. Genau deshalb führt die Suche nach dem Praxisumzug in Berlin auch nicht zu Umzugsfirmen, sondern zur Kassenärztlichen Vereinigung und zu Fachbeiträgen über untersagte Verlegungen. Google hat die Frage besser verstanden als die Branche.

Was wir Ihnen bewusst nicht nennen, ist eine Frist. Die verbreitete Angabe, der Antrag müsse ein Quartal vorher gestellt werden, ließ sich nicht belegen. Das Antragsformular gibt es bei der Kassenärztlichen Vereinigung Berlin, und dort erfragen Sie auch den Vorlauf. Wir halten Ihnen einen Zeitraum frei und legen den Tag fest, sobald der Bescheid vorliegt.

Für Kanzleien, Steuerbüros, Agenturen und Ateliers entfällt dieser Schritt. Dort ist die Anzeige des Betriebsstättenwechsels nach Paragraf 14 der Gewerbeordnung beziehungsweise die Meldung an die zuständige Kammer der entsprechende Punkt, und der ist deutlich schneller erledigt.

GehwegDie Liste, von hinten gerechnet

Diese Reihenfolge hat sich bewährt, weil sie nicht beim Umzugstag beginnt, sondern beim ersten Tag danach, an dem wieder gearbeitet wird.

1. Genehmigung beziehungsweise Anzeige klären. Ohne diesen Punkt ist jeder Termin vorläufig.
2. Neue Räume prüfen lassen: Zugang, Sanitärbereich, Wartebereich, und ob die Technik überhaupt hineinpasst. Ein Behandlungsstuhl, der nicht durch die Wohnungstür geht, ändert den Mietvertrag und nicht den Umzugstermin.
3. Patienten und Mandanten informieren, und zwar über mehrere Wege gleichzeitig: Aushang an der alten Tür, Anschreiben oder Aushändigung bei jedem Termin, Ansage am Telefon, Terminportale, Website, Briefkopf und Rechnungsvorlage. Der Aushang ist der wichtigste, weil er die erreicht, die gerade nicht anrufen.
4. Fachfirmen beauftragen: Wer Behandlungseinheit, Röntgen oder Sterilisator abbaut und wieder in Betrieb nimmt, gehört in den Kalender, bevor der Umzugstag steht.
5. Akten und Datenträger vorbereiten. Was verschlossen umziehen kann, wird nicht umgepackt.
6. Umzugstag: Abbau am sprechstundenfreien Nachmittag, Transport und Aufbau am folgenden Werktag.
7. Am Zieltag zuerst Empfang und Wartebereich aufbauen, dann die Arbeitsräume in der Reihenfolge, in der sie am nächsten Morgen belegt sind.
8. Vor dem ersten Termin ein Rundgang zu zweit, Ihre Liste gegen unsere.

HinterzimmerWer Akten trägt, ist zur Verschwiegenheit verpflichtet

Für Kanzleien steht das ausdrücklich im Gesetz, und es betrifft direkt die Wahl der Umzugsfirma. Nach Paragraf 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung darf ein Rechtsanwalt Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen nur eröffnen, soweit das für die Auftragserfüllung erforderlich ist. Der Dienstleister ist unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten, und der Vertrag mit ihm bedarf der Textform.

Das ist keine Formalie, die man nach dem Umzug nachholt. Es heißt, dass die Verpflichtung vor dem Termin unterschrieben vorliegen muss, und es heißt, dass die Auswahl des Dienstleisters selbst sorgfältig zu erfolgen hat. Sagen Sie uns bei der Anfrage Bescheid, dann bringen wir die Erklärung unterschrieben mit, statt am Umzugsmorgen darüber zu reden.

Für Praxen gilt dieselbe Logik über die ärztliche Schweigepflicht: Wer an der Behandlung mitwirkt, ist zur Verschwiegenheit zu verpflichten, und die Verantwortung dafür liegt bei der Praxisleitung. Der sicherste Weg ist deshalb derselbe wie in der Kanzlei: möglichst wenige Hände an den Unterlagen. Karteischränke und Aktenschränke werden nicht ausgeräumt, sondern abgeschlossen, gesichert und im Ganzen gefahren. Die Schlüssel bleiben bei Ihnen und nicht im Schloss.

Und ein Punkt, der beim Ausmisten regelmäßig übersehen wird: Handakten sind sechs Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Was in diesem Zeitraum liegt, wird eingelagert oder mitgenommen, aber nicht am Umzugstag entsorgt. Für Karton und Regalmeter, die dafür gebraucht werden, ist ein Umzug ohnehin der beste Anlass zur Inventur.

Lager und KellerPraxen und Kanzleien sitzen hier im Wohnhaus

Das ist der Unterschied zum Ärztehaus und zum Bürogebäude, und er bestimmt den halben Tag. Im Norden des Bezirks liegen Praxen, Kanzleien und Ateliers im Erdgeschoss, im Hochparterre oder im ersten Obergeschoss eines Gründerzeithauses an einer Geschäftsstraße. Es gibt keine Rampe, keinen Lastenaufzug und keine Anlieferzone, sondern eine Haustür, ein Treppenhaus und den Gehweg davor.

Für die schweren Stücke heißt das Treppe. Ein Behandlungsstuhl, ein Aktenschrank mit fünf Auszügen, ein massiver Konferenztisch oder ein Tresor gehen über den Aufgang, und dafür planen wir mehr Kräfte für kürzere Zeit statt weniger über den ganzen Tag. Wo das Stück nicht durch die Wendung geht, kommt der Weg über die Fassade in Frage.

Möbellift, halber Tag am Haus kostet ab 179 €. Mit Bediener; wo kein Aufstellplatz frei ist, geht er nicht. Er reicht bis in die vierte Etage, was für Praxisräume in diesen Häusern fast immer genügt, weil sie selten höher liegen. Steht die Praxis dagegen im Quergebäude hinter dem Hof, scheidet er aus, und wir rechnen von vornherein mit der Treppe.

Ein zweiter Punkt, der aus der Wohnlage folgt: Über und neben Ihnen wird gewohnt. Wir decken Treppenhaus und Aufgang ab, stellen den Weg nicht zu und laden nicht auf dem Bürgersteig zwischen. Das kostet eine Kraft mehr und erspart das Gespräch mit der Hausverwaltung.

ÜbergabeDer Ausfalltag, ehrlich gerechnet

Eine Praxis rechnet nicht in Stunden, sondern in Terminen, eine Kanzlei in Fristen. Beide verlieren beim Umzug einen Arbeitstag, und die einzige ehrliche Frage lautet, wie man aus zweien einen macht. Wir arbeiten montags bis freitags, 09:00 bis 18:00 Uhr. Ein Wochenendtermin ist bei uns nicht zu haben, und wir bieten ihn deshalb nicht an.

Was funktioniert, ist der sprechstundenfreie Nachmittag. Der übliche Zuschnitt sieht so aus: letzter Termin am Vormittag, Abbau am Nachmittag, Transport und Aufbau am folgenden Werktag, erster Termin am Morgen darauf. Für eine Einzelpraxis mit zwei Behandlungsräumen oder eine Kanzlei mit vier Arbeitsplätzen reicht das. Bei sechs Räumen und eigenem Archiv planen wir zwei Arbeitstage.

Was diesen Plan zuverlässig sprengt, ist nicht das Mobiliar, sondern der Termin einer Fachfirma. Deshalb fragen wir bei der Begehung zuerst danach und erst später nach der Quadratmeterzahl. Und wir sagen es, wenn ein Wunschtermin unrealistisch ist, statt ihn zu bestätigen und ihn dann zu verschieben.